Polisi a Gweithdrefn Datgelu Er Lles Y Cyhoedd
2022 - 2025

Introduction

    1. Aelodau o staff yn aml yw’r cyntaf i sylweddoli y gall fod rhywbeth difrifol o’i le o fewn coleg. Fodd bynnag, efallai na fyddant yn mynegi eu pryderon oherwydd eu bod yn teimlo y byddai codi eu llais yn dangos annheyrngarwch i’w cydweithwyr neu eu cyflogwr. Efallai eu bod hefyd yn ofni cael eu haflonyddu neu’u herlid. Yn yr amgylchiadau hyn, gall fod yn haws anwybyddu’r mater sy’n peri pryder yn hytrach nag adrodd am yr hyn nad yw efallai’n ddim mwy nag amheuaeth o gamymddygiad.

    2. Mae’r Coleg yn annog aelodau o staff a myfyrwyr i godi pryderon gwirioneddol am gamymddygiad cyn gynted ag sy’n ymarferol bosibl yn hytrach nag aros am brawf. Caiff camymddygiad o fewn y Coleg ei ystyried yn beth difrifol iawn.

    3. Yn unol â hynny, bwriad y weithdrefn hon yw darparu dulliau diogelu i alluogi aelodau o staff a myfyrwyr i godi pryderon ynglŷn â chamymddygiad mewn cysylltiad â’r Coleg. Y nod yw darparu mecanwaith cyflym er mwyn gallu codi pryderon gwirioneddol yn fewnol ac, os yn angenrheidiol, yn allanol heb ofni ôl-effeithiau niweidiol i’r unigolyn. Mae’r weithdrefn hefyd wedi’i bwriadu i hyrwyddo diwylliant o fod yn agored ac ymdeimlad cyffredin o uniondeb trwy bob rhan o’r Coleg, trwy wahodd yr holl weithwyr a myfyrwyr i ymddwyn yn gyfrifol er mwyn ategu enw da’r Coleg a chynnal hyder y cyhoedd.

    4. Mae’r weithdrefn hon hefyd yn ceisio cael cydbwysedd rhwng yr angen am ddarparu dulliau diogelu ar gyfer aelodau o staff a myfyrwyr sydd yn codi pryderon gwirioneddol am gamymddygiad ar yr un llaw, a’r angen i ddiogelu aelodau eraill o staff, myfyrwyr a’r Coleg rhag honiadau anwybodus neu flinderus sy’n gallu achosi anhawster difrifol i unigolion diniwed ar y llaw arall.

    5. Dylid defnyddio’r weithdrefn hon i fynd i’r afael â materion sydd er lles y cyhoedd, nid materion sydd yn bersonol i amgylchiadau personol aelod o staff neu fyfyriwr. Yn yr amgylchiadau hynny dylai aelodau o staff a myfyrwyr ddefnyddio Gweithdrefn Gwyno’r Coleg neu’r Polisi Gwrth-aflonyddu a Bwlio, fel sy’n briodol.

  • 2.1 Gall y mathau o faterion a gaiff eu hystyried yn “gamymddygiad” at ddibenion y weithdrefn hon gynnwys y canlynol, ond heb fod yn gyfyngedig iddynt:

    • Twyll neu anghysondebau ariannol;
    • Llygredd, llwgrwobrwyo neu flacmel dan Bolisi Atal Llygredd a Llwgrwobrwyo’r Coleg;
    • Troseddau;
    • Methu â chydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol neu reoleiddiol;
    • Camweinyddiad cyfiawnder;
    • Peryglu iechyd neu ddiogelwch unrhyw unigolyn;
    • Peryglu’r amgylchedd;
    • Defnydd amhriodol o awdurdod;
    • Camweinyddiaeth ariannol ddifrifol yn deillio o gomisiynu ymddygiad amhriodol yn fwriadol;
    • Cuddio unrhyw un o’r materion uchod yn fwriadol.

  • 3.1 Bydd Pennaeth y Coleg yn sicrhau bod o leiaf tri ond dim mwy na phum aelod o staff o brofiad a safle priodol yn y Coleg wedi’u dynodi ar unrhyw adeg at ddibenion y weithdrefn hon fel aseswyr dynodedig (“Aseswyr Dynodedig”) a bod un o’r aelodau’n cael ei ddynodi’n aseswr dynodedig arweiniol (“yr Aseswr Arweiniol”). Ar ddyddiad mabwysiadu’r weithdrefn hon bydd yr Aseswyr Dynodedig fel a ganlyn:

    • Aseswr Dynodedig cyntaf (yr Aseswr Arweiniol) – Sian Treharne, Ysgrifennydd y Cwmni a Chlerc i’r Bwrdd (rhif estyniad 8141);
    • Ail Aseswr Dynodedig – Michael Williams, Is-bennaeth Gwasanaethau Corfforaethol (rhif estyniad 8140);
    • Trydydd Aseswr Dynodedig – Amanda Daniels, Is-bennaeth Cwricwlwm ac Ansawdd (rhif estyniad 8535).
    • Pedwerydd Aseswr Dynodedig – Vanessa Cashmore, Is-bennaeth Dysgwyr a Phartneriaethau (rhif estyniad 8003).

    Gall y Pennaeth ddirymu unrhyw ddynodiad o’r fath o dro i dro a phenodi Aseswyr Dynodedig newydd. Bydd y Pennaeth yn adrodd am unrhyw ddirymiad o’r fath wrth gyfarfod nesaf y Bwrdd, ynghyd â rhesymau byr dros y dirymiad. Pan fydd dirymiad yn codi o derfynu cyflogaeth Aseswr Dynodedig (p’un ai gan y Coleg neu gan y swyddog) rhoddir rhesymau byr am y terfyniad i’r Bwrdd.

    3.2 Bydd yr Aseswr Arweiniol yn cydlynu hyfforddiant yr Aseswyr Dynodedig o ran y defnydd o’r weithdrefn hon a bydd yn cynhyrchu adroddiad blynyddol i’r Bwrdd ar nifer yr achosion pan alwyd y weithdrefn hon yn ffurfiol a’u canlyniad.

    1. Mae’r weithdrefn hon yn berthnasol i ddatgeliad gan unigolyn (“y Datgelydd”) sydd yn weithiwr, swyddog, ymgynghorydd, contractwr, gwirfoddolwr, gweithiwr dan hyfforddiant, gweithiwr achlysurol, gweithiwr contract asiantaeth a gyflogir neu a ddefnyddir gan y Coleg neu fyfyriwr yn y Coleg, ac sydd â lle dros gredu bod camymddygiad wedi digwydd, yn digwydd neu’n debygol o ddigwydd mewn cysylltiad â’r Coleg (p’un ai ar ran gweithiwr arall, aelod o’r Bwrdd, neu unrhyw berson neu bersonau eraill). Er mwyn osgoi amheuaeth, dylai unrhyw gamymddygiad honedig fod â goblygiadau’n ymwneud â lles y cyhoedd.

    2. Dylai’r Datgelydd, cyn gynted ag sy’n ymarferol, ddatgelu’n gyfrinachol y sail dros gredu bod camymddygiad wedi digwydd wrth un o’r Aseswyr Dynodedig. Y Datgelydd sydd i ddewis yr Aseswr Dynodedig, ond gall Aseswr Dynodedig wrthod bod yn rhan o’r mater ar sail resymol, gan gynnwys ymwneud blaenorol posibl neu ddiddordeb yn y mater dan sylw, anallu neu anargaeledd neu os yw Aseswr Dynodedig yn fodlon, ar ôl ymgynghori â’r Aseswr Arweiniol, y byddai rhyw Aseswr Dynodedig arall yn fwy priodol i ystyried y mater yn unol â’r weithdrefn hon.

    3. Bydd unrhyw ddatgeliad i Aseswr Dynodedig dan y weithdrefn hon, ble bynnag y mae’n bosibl, yn cael ei wneud yn ysgrifenedig, ond os nad yw hyn yn ymarferol, gall unrhyw ddatgeliad o’r fath fod ar lafar, yn ôl dewis y Datgelydd. Dylai’r Datgelydd ddarparu cymaint o dystiolaeth ysgrifenedig ategol ag sy’n bosibl ynglŷn â’r datgeliad a’r sail dros gredu bod yna gamymddygiad.

    4. Ar ôl derbyn y datgeliad, bydd yr Aseswr Dynodedig yn trefnu cyfarfod gyda’r Datgelydd yn gyfrinachol; dylai cyfarfod o’r fath gael ei gynnal cyn gynted ag sy’n ymarferol ar ôl y datgeliad cychwynnol. Diben y cyfweliad fydd er mwyn i’r Aseswr Dynodedig gael cymaint o wybodaeth ag sy’n bosibl gan y Datgelydd am y sail dros gredu bod camymddygiad wedi digwydd ac ymgynghori â’r Datgelydd ynglŷn â’r camau pellach y gellid eu cymryd. Os yw’r Datgelydd yn aelod o staff gall ddod â chynrychiolydd undeb llafur neu gyd-weithiwr gydag ef/hi i’r cyfarfod. Ble mae’r Datgelydd yn fyfyriwr, gall ddod â rhiant, gwarcheidwad neu oedolyn priodol gydag ef/hi i’r cyfarfod. Gall yr Aseswr Dynodedig ddod â chynorthwyydd gweinyddol gydag ef/hi i gymryd nodiadau, na fyddant yn datgelu pwy yw’r Datgelydd. Ar gyfer dulliau diogelu yn ymwneud â chyfrinachedd, gweler paragraffau 16 i 24 isod.

    1. Cyn gynted ag sy’n ymarferol ar ôl y cyfarfod (neu ar ôl y datgeliad cychwynnol os na chynhelir cyfarfod) bydd yr Aseswr Dynodedig yn argymell pa gamau pellach y dylid eu cymryd. Gall argymhellion o’r fath (heb fod yn gyfyngedig iddynt) gynnwys un neu fwy o’r canlynol:

      1. y dylid adrodd am y mater wrth yr heddlu;

      2. dylid adrodd am y mater wrth Lywodraeth Cymru, neu awdurdod cyhoeddus priodol arall;

      3. y dylid ymchwilio i’r mater naill ai’n fewnol gan y Coleg neu gan y Pwyllgor Archwilio a Rheoli Risg a/neu gan archwilwyr neu ymchwilwyr allanol neu fewnol a benodir gan y Coleg;

      4. nad y weithdrefn hon yw’r weithdrefn briodol ac y dylai aelod o staff neu fyfyriwr gael cyfle i geisio cael iawn am y camwedd drwy weithdrefnau achwyn neu gwyno’r Coleg neu drwy apêl dan weithdrefnau disgyblu’r Coleg yn ymwneud â staff neu fyfyrwyr.

    2. Mae’r rhesymau pam y gall Aseswr Dynodedig argymell nad yw’r Coleg yn cymryd camau pellach fel a ganlyn:

      1. bod yr Aseswr Dynodedig yn fodlon nad oes gan y Datgelydd gred resymol bod camymddygiad o fewn ystyr y weithdrefn hon wedi digwydd, yn digwydd neu’n debygol o ddigwydd; neu

      2. bod yr Aseswr Dynodedig yn fodlon nad yw’r Datgelydd yn gweithredu’n ddidwyll; neu

      3. bod yr Aseswr Dynodedig yn fodlon nad yw’r datgeliad er lles y cyhoedd;

      4. bod y mater dan sylw eisoes yn destun achosion cyfreithiol, neu ei fod eisoes wedi cael ei gyfeirio at yr heddlu, Llywodraeth Cymru neu awdurdod cyhoeddus arall; neu

      5. bod y mater eisoes (neu eisoes wedi bod) yn destun achos dan un o weithdrefnau eraill y Coleg yn ymwneud â staff neu fyfyrwyr.

    3. Bydd unrhyw argymhellion a wneir dan y weithdrefn hon yn cael eu gwneud gan yr Aseswr Dynodedig i’r Pennaeth oni bai yr honnir bod y Pennaeth yn rhan o’r camymddygiad honedig neu oni bai bod yna seiliau rhesymol eraill dros beidio â gwneud hynny, ac mewn achos o’r fath bydd yr argymhellion yn cael eu gwneud i Gadeirydd neu Is-gadeirydd y Bwrdd. Mewn unrhyw achos bydd yr argymhellion yn cael eu gwneud heb ddatgelu pwy ydyw’r Datgelydd ac eithrio fel y darperir ym mharagraff 18 isod. Bydd derbynnydd yr argymhellion yn cymryd pob cam o fewn ei bŵer neu ei phŵer i sicrhau eu bod yn cael eu gweithredu, ac eithrio i’r graddau bod yna, ym marn y derbynnydd, resymau da dros beidio â gwneud hynny. Os yw’r Pennaeth yn penderfynu peidio â gweithredu unrhyw argymhellion o’r fath yn llawn, bydd Cadeirydd y Bwrdd yn cael ei hysbysu’n ysgrifenedig ynglŷn â’r penderfyniad hwnnw cyn gynted ag sy’n ymarferol, ynghyd â’r rhesymau drosto.

    4. Unwaith y mae’r Pennaeth (neu dderbynnydd arall) wedi penderfynu pa gamau pellach (os o gwbl) y dylid eu cymryd, bydd yr Aseswr Dynodedig yn hysbysu’r Datgelydd ynglŷn â’r penderfyniad. Os nad yw’r Coleg yn cynnig unrhyw gamau pellach, bydd yr Aseswr Dynodedig yn rhoi’r rhesymau am hyn.

    1. Os, ar ôl dilyn y weithdrefn hon, nad yw’r Datgelydd yn fodlon â’r camau pellach (os o gwbl) y penderfynwyd arnynt neu ganlyniad unrhyw gamau o’r fath, gall y Datgelydd godi’r mater dan sylw, yn gyfrinachol, yn uniongyrchol gyda’r heddlu, Llywodraeth Cymru, Aelod o’r Senedd neu awdurdod cyhoeddus priodol arall. Cyn cymryd unrhyw gam o’r fath, bydd y Datgelydd yn hysbysu’r Aseswr Dynodedig.

    2. 6.2 Gall y Datgelydd hefyd godi’r mater yn unol â chymal 12 uchod os oes gan y Datgelydd sail resymol dros gredu bod pob un o’r Aseswyr Dynodedig sydd ar gael yn rhan o’r camymddygiad honedig neu wedi bod yn rhan ohono.

    3. 6.3 Gall y Datgelydd, ar unrhyw adeg, ddatgelu’r mater yn gyfrinachol i gyfreithiwr cymwysedig proffesiynol at ddibenion derbyn cyngor cyfreithiol.

    4. 6.4 Yn anaml iawn, os o gwbl, y bydd hi’n briodol i adrodd am y mater wrth y cyfryngau. Mae’r Coleg yn annog y Datgelydd yn gryf i ofyn am gyngor cyn adrodd am y pryder wrth unrhyw un allanol. Mae’r elusen chwythu chwiban annibynnol, Public Concern at Work, yn gweithredu llinell gymorth gyfrinachol (Llinell gymorth: 020 7404 6609; E-bost: whistle@pcaw.co.uk; Gwefan: www.pcaw.co.uk).

    1. Gobeithir y bydd staff a myfyrwyr yn teimlo eu bod yn gallu lleisio pryderon yn ymwneud â chwythu’r chwiban dan y polisi hwn. Nid yw’r Coleg yn annog staff a myfyrwyr i wneud datgeliadau’n ddienw. Fodd bynnag, os yw’r Datgelydd yn pryderu am gadw cyfrinachedd, bydd yr Aseswr Dynodedig yn gwneud pob ymdrech i gadw pwy yw’r Datgelydd yn gyfrinachol. Os yw’n angenrheidiol bod unrhyw un sy’n ymchwilio i bryder y Datgelydd yn gwybod pwy yw, bydd yr Aseswr Dynodedig yn trafod hyn gyda’r Datgelydd.

    2. Caiff staff a myfyrwyr eu hannog i ddweud pwy ydynt wrth wneud datgeliad. Gall ymchwilio’n briodol i’r mater fod yn anoddach neu’n amhosibl os na all yr Aseswr Dynodedig gael rhagor o wybodaeth neu egluro materion gyda’r Datgelydd.

    3. Ni fydd unrhyw adroddiad neu argymhellion gan yr Aseswr Dynodedig mewn perthynas â’r mater yn datgelu pwy yw’r Datgelydd, oni bai fod y Datgelydd yn cydsynio fel arall yn ysgrifenedig neu oni bai fod sail dros gredu fod y Datgelydd wedi gweithredu’n faleisus. Yn absenoldeb unrhyw gydsyniad neu resymau o’r fath, ni fydd yr Aseswr Dynodedig yn datgelu pwy yw’r unigolyn fel Datgelydd gwybodaeth dan y weithdrefn hon ac eithrio:

      1. lle mae’r Aseswr Dynodedig dan rwymedigaeth gyfreithiol i wneud hynny; neu

      2. lle mae’r wybodaeth eisoes yn gyhoeddus; neu

      3. ar sail gwbl gyfrinachol i gynorthwyydd gweinyddol yr Aseswr Dynodedig am y tro; neu

      4. ar sail gwbl gyfrinachol i gyfreithiwr cymwysedig proffesiynol at ddibenion cael cyngor cyfreithiol.

    4. Bydd unrhyw ddogfennau (gan gynnwys ffeiliau a disgiau cyfrifiadur) a gedwir gan yr Aseswr Dynodedig sy’n ymwneud â’r mater yn cael eu cadw’n ddiogel fel mai, cyn belled ag sy’n ymarferol, dim ond yr Aseswr Dynodedig a’i (ch)gynorthwyydd gweinyddol fydd â mynediad iddynt. Cyn belled ag sy’n ymarferol, ni fydd unrhyw ddogfennau a gaiff eu paratoi gan yr Aseswr Dynodedig yn datgelu pwy yw’r unigolyn fel Datgelydd gwybodaeth dan y weithdrefn hon.

    5. Lle mae’r Datgelydd yn cynnwys cynrychiolydd undeb llafur lleol neu gydweithiwr yn y weithdrefn hon, bydd y Datgelydd dan rwymedigaeth i wneud pob ymdrech resymol i sicrhau bod y cynrychiolydd neu’r cydweithiwr yn cadw’r mater hwn yn gwbl gyfrinachol ac eithrio, fel y caniateir dan y weithdrefn hon, fel sy’n ofynnol gan y gyfraith neu tan iddo ddod yn wybodaeth gyhoeddus.

    6. Ni fydd hi’n ofynnol gan y Coleg i’r Datgelydd, heb ei gydsyniad, gymryd rhan mewn unrhyw ymholiad neu ymchwiliad i’r mater a sefydlwyd gan y Coleg oni bai bod yna sail dros gredu y gallai’r Datgelydd fod wedi bod yn rhan o gamymddygiad.

    7. Lle mae’r Datgelydd yn cymryd rhan mewn unrhyw ymholiad neu ymchwiliad o’r fath, fel arfer bydd hi’n ofynnol i’r cyfranogiad hwnnw fod yn agored yn hytrach nag yn gyfrinachol, er y bydd rhwymedigaethau’r Aseswr Dynodedig dan gymal 18 y weithdrefn hon yn parhau mewn perthynas â manylion adnabod yr unigolyn fel y Datgelydd gwybodaeth gwreiddiol dan y weithdrefn hon.

    8. Yn ddarostyngedig i baragraff 24 isod, ni fydd y Coleg (a bydd yn gwneud pob ymdrech resymol i sicrhau nad yw aelodau ei staff yn gwneud hynny) yn gwneud y Datgelydd yn agored i unrhyw golled (yn cynnwys diswyddiad, camau disgyblu, bygythiadau neu driniaeth anffafriol arall yn gysylltiedig â chodi cwyn), ar y sail fod y Datgelydd yn datgelu gwybodaeth dan y weithdrefn hon. Dylai’r Datgelydd adrodd am unrhyw gwynion am driniaeth o’r fath wrth Aseswr Dynodedig. Os yw’r Datgelydd yn dymuno bod yr Aseswr Dynodedig yn cymryd camau mewn perthynas â chwynion o’r fath, gellir gofyn i’r Datgelydd roi caniatâd ysgrifenedig i’r Aseswr Dynodedig ddatgelu pwy yw’r Datgelydd at ddibenion unrhyw gamau o’r fath.

  • Ni fydd camau disgyblu’n cael eu cymryd yn erbyn Datgelydd ar sail datgeliad a wnaed gan y Datgelydd yn unol â’r weithdrefn hon. Ni fydd hyn yn atal y Coleg rhag dod â chamau disgyblu mewn achosion lle ceir lle dros gredu fod datgeliad wedi cael ei wneud yn faleisus neu’n flinderus neu lle gwneir datgeliad allanol sy’n torri rheolau’r weithdrefn hon heb sail resymol dros wneud hynny neu i unrhyw un heblaw awdurdod cyhoeddus priodol.

    1. Gall y Bwrdd ddiwygio’r weithdrefn hon o dro i dro.

    2. 9.2 Bydd y weithdrefn hon yn cael ei hadolygu ar ôl 12 mis. Dylid cyfeirio unrhyw sylwadau neu awgrymiadau am y weithdrefn at Aseswr Dynodedig.

    Cymeradwywyd gan y Bwrdd 30 Mehefin 2022.